Организация договорной работы в компании

В целом, любой проект договора не обходится без следующих элементов:

• Вида договора,
• Его краткой характеристики,
• Сведений о сторонах, заключающих договор,
• Предмета договора,
• Цены договора, а также условий, по которым будет производиться оплата,
• Сроков выполнения работ и оплаты,
• Списка ответственных лиц, а также санкций, предусмотренных за нарушение условий,
• Дополнительных сведений.

Последняя информация самая «плавающая». Как известно, дьявол прячется в мелочах, и эти мелочи, как правило, в допсведениях.

В задачу специалиста договорного отдела (который занимается ведением договорной работы) входит проверка договора, если он уже составлен, либо его составление. Если же такого специалиста нет, следует избегать следующих типовых ошибок:

1. Никогда не зацикливайтесь на обмене информацией через интернет, по электронной почте. Неукоснительно соблюдайте письменную форму.
2. Подтверждайте свои полномочия, если это необходимо. Если у вас либо других ответственных лиц доверенности нет, это может привести к существенным проблемам, так как полномочия нечем подтвердить.
3. Всегда смотрите на срок действия договора. Многие считают по умолчанию, что он равен сроку действия обязательств, а это не так.

Всегда стоит, составляя договор, работать вдумчиво, тщательно сверяя, не противоречат ли условия созданного документа имеющимся обстоятельствам.

Стоит сразу оговориться, что шаблоны, созданные на основе справочно-правовой системы – это не замена полноценной договорной работе, это всего лишь инструмент, используемый специалистами договорного отдела в своей деятельности для ускорения и упрощения.

Надежда на то, что можно не создавать документ заново, а лишь чуть скорректировать типовой, приводит к печальным последствиям. Поэтому договорная работа в организации всегда должна содержать в себе семь этапов.

• Первый пункт в порядке договорной работы зависит от того, кто является инициатором сделки. На инициатора возлагается обоснование. Он должен пояснить, зачем данный договор нужен, каковы цели предстоящей сделки.
• Второй этап договорной работы – это достижение компромисса, когда в ходе переговоров стороны приходят к взаимопониманию по таким вопросам, как условия предстоящей работы, ее стоимость, порядок оплаты и так далее.
• Третьим этапом в соответствии с инструкцией договорной работы всегда железно следует проверка. Даже если у партнера безупречная, на первый взгляд, репутация, и вы его знаете много лет. Цена ошибки может варьироваться от срыва достигнутых договоренностей до конфликта с ФНС или МВД.
• Четвертый этап договорной работы в организации – шлифовка. Сюда входят уточнения, подготовка доп документов.
• Пятый этап – «консилиум», на котором руководитель организации, штатный юрист и финслужба компании изучают получившиеся документы как результат договорной работы.
• Шестой этап включает в себя подписание договора сторонами, после этого ему должен быть присвоен номер, а все полученные сведения внесены в специальный реестр.
• Седьмой этап договорной работы – перенесение всех «электронных» договоренностей в бумажный этап, простановка печатей и подпись.

Как мы видим из представленного списка регламент договорной работы не предусматривает вольностей, это сложносоставной процесс, где требуется много специалистов разного профиля: администраторов, финансистов, юристов и других.

Вопреки расхожему мнению, при достойно налаженной договорной работе соответствующий отдел после подписания документа свою деятельность не прекращает. Контроль за исполнением уже заключенного договора – еще один из видов договорной работы.

Чаще всего, эта обязанность прямо прописана в должностных инструкциях сотрудников, занятых в сфере договорной работы. К контролю за выполнением привлекают и другие отделы. К примеру, отдел безопасности или юридический отдел.

Как будет осуществляться контроль – выборочно или постоянно, зависит от многих факторов, сложности сделки, сроков исполнения договора, его суммы и так далее. В любом случае это должно быть отражено в регламенте договорной работы.

В задачу главы договорного отдела будет входить следующая работа в организации:

• Пересылка копий в другие подразделения компании.
• Мониторинг заключенных договоров.
• Решение возникающих вопросов по своевременному продлению.
• Разрешение конфликтов в ходе исполнения обязательств по договорам.
• Информирование бухгалтерии об обеспечении исполнения договорных обязательств.
• Информирование юридического отдела, если исполнения договора придется добиваться через суд.
• Передача сведений в финансовый отдел в случае, если возникают проблемы по их профилю, к примеру, дебиторская задолженность.

Также в порядке договорной работы не стоит забывать о хранении уже заключенных договоров. После заключения договору присваивается номер, и он заносится в базу данных документов договорной работы. Это еще можно назвать реестр или список – как будет удобнее.

Бумажные же оригиналы документов договорной работы хранятся, как минимум, четыре года. По истечению срока их нельзя ни выкидывать, ни сжигать, ни утилизировать еще каким-либо иным способом. Такие «устаревшие» документы договорной работы должны быть переданы в архив.

Это связано с тем, что по запросу главы структурного подразделения подлинники документов договорной работы должны быть выданы. Что, разумеется, будет невозможно, если они будут уничтожены.

С кем можно вступать в договорные отношения? С гражданами и компаниями, то есть физическими и юридическими лицами. Такие отношения могут иметь трудовой характер и гражданско-правовой, следовательно, и документы договорной работы будут того и того типа. А также потребуются сопровождающие бумаги.

Что это может быть? Например, протокол – как документ, который сопровождает произошедшую сделку. Или какая-то бумага, которая фиксирует полномочия лиц, поставивших подпись на договоре. Как вариант – Устав или доверенность, копия паспорта и так далее.

А еще, как мы писали выше, конечным результатом договорной правовой работы становится исполнение этого самого договора. Следовательно, потребуется что-то, что фиксирует факт исполнения: от акта передачи до накладных.

Если вам требуется регламент договорной работы в организации, вы можете ориентироваться на образец в интернете. Но лучше привлечь юриста, чтобы такие основополагающие документы были в полном порядке.

Итого договорная работа происходит с трудовыми договорами, допсоглашениями к ним, коммерческими предложениями, протоколами совещаний, актами-счетами, непосредственно договорами с контрагентами, учредительными бумагами, проектной документацией (если подразумевается деятельностью фирмы) и так далее.

В целом, это стандартный документ для любой должности. В нем в обязательном порядке будут общие положения, за которыми последуют должностные обязанности работника на соответствующей должности, его права и ответственность.

Обязанности из инструкции договорной работы обычно содержат подготовку, рассмотрение, проверку, предоставление, анализ и изучение документов. Но также там можно прописать обязанность предпринимать меры по досудебному урегулированию споров. Или, как вариант, необходимость собирать и вести систему сведений обо всех контрагентах, с которыми есть у компании договорные отношения.

Стоит отметить, что должностная инструкция – не то же самое, что положение о договорной работе. Его, кстати, часто ошибочно называют приказ договорной работы. Приказом положение утверждается! А само положение – чрезвычайно важный документ, в котором фиксируется порядок и правила работы, принятые в этой компании.

Положение нужно, чтобы всем участникам процесса (руководителю компании, специалистам из договорного отдела, юристам фирмы и так далее) были понятны способы взаимного сотрудничества. Там прописывается стратегия для отдела по договорам, перечисляются все секторы фирмы, которые так или иначе принимают участие в договорной работе, их методы взаимодействия, порядок этих связей, фиксируются ответственные по сделкам, порядок, по которому рассматриваются документы.

Образец положения тоже можно найти в интернете. Но лучше создавать уникальное слово, с учетом специфики компании.