Как проверить контрагента перед заключением договора?

Затраты времени и усилий, которые требует такая проверка, не всегда могут быть оправданы: излишне осторожный предприниматель вряд ли добьется серьезных успехов в бизнесе. Здесь необходим разумный баланс между временными и организационными издержками, с одной стороны, и рисками, которые несет фирма при заключении договора, например, с новым поставщиком, с другой. Поэтому важно понимать, чем может обернуться недостаточное внимание к контрагенту на стадии его поиска и заключения с ним договора. Кроме того, закон, когда речь идет о проверке контрагентов, в ряде случаев связывает вполне конкретные негативные последствия для предпринимателя с допущенной при этом невнимательностью. О каких рисках идет речь?

Во-первых, очевидным является риск финансовых потерь, вызванных недобросовестностью контрагента, его неспособностью выполнять свои обязательства или откровенно мошенническими действиями с его стороны. Хрестоматийным примером могут послужить случаи бездоговорной поставки, когда, при возникновении срочной потребности в каких-либо материалах или сырье деньги переводятся на счет фирмы-однодневки и затем исчезают без следа. Предотвратить такие потери может элементарная проверка.

Во-вторых, при осуществлении безналичных платежей существует вероятность приостановления операций с расчетным счетом, если у обслуживающего банка появятся подозрения в отмывании преступных денег или финансирования запрещенной законом деятельности. Для разрешения возникшей проблемы компании понадобятся документы и сведения, которые смогут обосновать незаконность принятого банком решения.

В-третьих, для руководителя или главного бухгалтера в ряде случаев наступает материальная ответственность за результаты деятельности фирмы. Претензии этим лицам могут предъявлять как владельцы бизнеса (участники или акционеры), так и кредиторы компании, если ее неспособность выполнять обязательства по заключенным контрактам вызвана неосмотрительными решениями при выборе контрагентов.

В-четвертых, претензии по поводу заключенных договоров могут возникать в ходе налоговых проверок. Чаще всего, в связи с этим проверяется правомерность вычета компанией НДС, уплаченного в ходе расчетов со своими контрагентами. В этом случае неосмотрительность при выборе стороны по договору может стать непосредственным основанием для взыскания недоимки по НДС и наступления налоговой ответственности.

Возможные претензии налоговых органов заслуживают отдельного внимания. Налоговый кодекс не позволяет уменьшать базу налогообложения или суммы уплачиваемых налогов, если такие действия сопряжены с наличием недостоверных сведений в данных бухгалтерского или налогового учета, поэтому налоговые органы контролируют достоверность отражения фактов экономической деятельности, в том числе связанных с исполнением контрагентами налогоплательщика их договорных обязательств. Хотя доказывать умысел при необоснованном получении налоговых преимуществ — это обязанность налоговых органов, на практике они склонны обвинять налогоплательщика в неосмотрительности при заключении договоров, поэтому как налогоплательщику провести проверку своего контрагента перед заключением контракта — это его головная боль.

В ходе проверок сотрудниками налоговых органов изучается документация налогоплательщика, могут быть затребованы дополнительные сведения о договорах, которые он заключает, у руководства фирмы и ее сотрудников могут потребовать объяснений: почему был выбран именно этот контрагент, а не другой; давно ли он известен налогоплательщику, были ли известны ему о проблемах, связанных с контрагентом. Правовые нормы, непосредственно устанавливающие, что такое проверка контрагента, и регулирующие, как она осуществляется, отсутствуют, поэтому обеспечение для налогоплательщика доказательственной базы, связанной с должной осмотрительностью при заключении договора может стать проблемой, если этот процесс в компании заранее не налажен.

Для организации описываемого процесса перед заключением договоров в компаниях рекомендуется принимать внутренний нормативный документ, который устанавливает порядок, или регламент, осуществления проверки всех контрагентов юридического лица. Исходя из практики, такой регламент должен включать в себя, как минимум, четыре части или раздела.

Во-первых, необходимо сформулировать общие и обязательные принципы, руководствуясь которыми ответственные сотрудники компании должны обеспечить надежный контроль за выбором другой стороны в планируемой сделке. Рекомендуется также заранее распределить будущие договоры по степени их рискованности для обеспечения большей эффективности работы сотрудников.

Во-вторых, регламент должен четко определить процедуру сбора информации о контрагенте и источники ее получения. Полнота охвата сведений о потенциальной стороне по договору зависит от важности сделки для компании, а готовность контрагента к сотрудничеству на этой стадии может послужит дополнительным критерием его надежности.

В-третьих, в этом нормативном документе нужно распределить функции работников компании по проверке контрагента и назначить лицо, ответственное за окончательное заключение по сделке. К проверке желательно привлекать бухгалтера, профессионала в области налогообложения и юриста. При отсутствии в штате нужного специалиста, в зависимости от важности заключаемого договора, нужно предусмотреть возможность обратиться в фирму, которая имеет надежную репутацию на рынке и оказывает подобные услуги. В этом случае регламент послужит образцом для условий договора на юридическое обслуживание.

Наконец, желательно установить единую форму, в которой фиксируется результат проверки (например, в виде карточки проверки контрагента), а также определить срок и порядок хранения полученных сведений в целях их возможного представления налоговую, сотрудникам правоохранительных органов или в суд.

В ряде случаев нормативные акты устанавливают для контрагента обязанность предоставлять некоторые документы и сведения при заключении договоров, однако в общем случае закон ничего детально не говорит о проверке контрагентов и не предъявляет к ним требований, связанных именно с преддоговорным обменом информацией. Тем не менее, отдельные стороны этого процесса являются предметом регулирования со стороны законодательства, поэтому по аналогии с принципами, закрепляемыми в законах, можно выделить общие положения, которыми стоит руководствоваться при составлении и применении посвященных проверке локальных актов компании.

Прежде всего, регламент проверки контрагентов компании при заключении с ней договора не должен нарушать законодательных предписаний по работе с информацией. Они содержатся в общем виде в Законе об информации № 149-ФЗ, определяющим общий правовой режим в этой сфере. Также нужно учитывать положения о персональных данных и необходимость получения письменного согласия их владельца по работе с ними. Кроме того, необходимо соблюдение коммерческой тайны контрагента с учетом норм ГК, закона о коммерческой тайне и тех решений, которые предприняты потенциальной стороной договора с компанией для защиты неприкосновенности чувствительной информации (во всяком случае желательно заручиться письменным согласием на ее предоставление).

Во-вторых, информация о контрагенте должна быть настолько полной и актуальной, насколько это требуется исходя из определенной в регламенте проверки рискованности заключаемого договора. Это означает, что формальный подход к проверке стороны будущего контракта недопустим, поскольку не может служить подтверждением, что при его заключении компания проявила требуемую для этого осмотрительность. Помимо этого, важен контроль за исполнением уже заключенных договоров, а значит, задача получения и документирование юридически важных сведений не исчерпывается только стадией подготовки к подписанию контракта.

Наконец, важно, чтобы проверка осуществлялась в разумно установленный для этого срок. Разные договоры требуют разной степени внимания, и это нужно учитывать, определяя, когда истребованные или полученные от контрагента сведения получили окончательную оценку. Кроме того, не стоит игнорировать закрепленную в ст. 434.1 ГК ответственность за недобросовестное ведение переговоров.

Рассмотрим теперь, как провести проверку контрагента, исходя из типичных требований, о которых мы говорили. Поскольку детальные рекомендации можно привести только применительно к требованиям конкретной компании, с учетом специфики ее деятельности и распределения договорных рисков, приведем усредненный, типичный перечень задач, которые необходимо решить при осуществлении преддоговорной проверки:

• запросить у контрагента и изучить основополагающие для любой сделки документы (учредительные документы, документы о постановке на налоговый и иные учеты, решения о назначении руководителя или иные документы о полномочиях на заключение договора, лицензии, если они требуются для выполнения договорных обязательств, бухгалтерский баланс, составленный на предыдущий год);
• получить текущую выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на контрагента;
• проверить юридический адрес, фактическое местонахождение контрагента, его складских и производственных мощностей;
• убедиться, что руководитель юридического лица не является номинальным и не дисквалифицирован;
• проверить действительность предъявляемой нотариальной доверенности, если договор планирует подписывать представитель с такими полномочиями;
• убедиться в действительности паспортных данных и наличии разрешений на работу у сотрудников контрагента, если они не являются российскими гражданами;
• изучить судебную историю контрагента, проверить, не возбуждена ли в отношении него процедура банкротства;
• проверить сведения о наличии в отношении проверяемого лица исполнительных производств;
• проанализировать вид бизнеса (малый или средний) и доступную бухгалтерскую отчетность потенциальной стороны по договору;
• проверить наличие контрагента в реестре неблагонадежных поставщиков;
• убедиться в действительности лицензий и патентов, имеющихся у контрагента, а также является ли он членом некоммерческих организаций.

Разумеется, этот список не является исчерпывающим, однако решение этих задач позволяет уже на первых этапах проверки отсеять сомнительных лиц, заключение договоров с которыми чревато негативными последствиями. По наиболее важным сделкам для юридического обеспечения процесса преддоговорной проверки можно поставить вопрос о заключении соглашения о ведении переговоров, в котором зафиксировать необходимость решения этих задач и закрепить условия и сроки, при которых компания может беспрепятственно выйти из процесса заключения заведомо сомнительного контракта.

О том, какие документы необходимы для проверки контрагента, мы уже говорили. Если в ходе переговоров он соглашается предоставить их копии, а также оригиналы для сравнения, то это само по себе может свидетельствовать о том, что контрагент заслуживает доверия. При анализе документов следует обратить внимание на такие вопросы, как необходимость получения согласия на заключение крупных сделок, изучить компетенцию органов управления юридического лица, понять, как это может повлиять на сроки и порядок заключения контракта. Сравнение полученных документов со сведениями из других источников позволит выявить неочевидные проблемы в деятельности будущей стороны по договору и их влияние на выполнение взятых на себя обязательств. Следует учитывать разницу между коммерческими компаниями и некоммерческими организациями, в частности, необходимость для последних четко определять возможность по заключению договоров, не противоречащих целям, для которых они существуют. Желательно заранее оговорить, чтобы копии документов, представленных контрагентом, были заверены подписью уполномоченного лица, а также чтобы они остались в делах компании при заключении договора.

Помимо документов, которые может предоставить сам контрагент, сведения о нем можно получить самостоятельно, благо для этого существует масса возможностей. Помимо платных сервисов, которые специализируются на проверке участников договорных отношений, можно воспользоваться доступными для дистанционного изучения официальными онлайн-сервисами, содержащими открытые сведения. Проверка контрагента, как физического лица, так и индивидуального предпринимателя, осуществляется с помощью следующих источников:

• предоставленный ФНС сервис «Прозрачный бизнес», который нельзя недооценивать, поскольку он предоставляет сведения о контрагенте по многим направлениям поиска;
• сайт «Федресурса», который содержит многочисленные сведения об обстоятельствах экономической активности контрагента. Отсутствие подобной информации в этом источнике сразу же должно насторожить;
• сайт вестника государственной регистрации, на котором можно найти самую свежую информацию о потенциальной стороне по договору;
• картотека арбитражных дел, сайты судов общей юрисдикции — эти источники позволяют установить историю контрагента и его конфликтов, причин их возникновения и исходов по делам, в которых он участвовал;
• ЕИС Закупки, в которой можно выяснить, участвовал ли потенциальный поставщик при выполнении государственных контрактов и практику их выполнения;
• сайты ЕГАИС, Роскомнадзора и другие, используемые для проверки лицензий на соответствующую деятельность;
• сайт Федеральной нотариальной палаты, где можно уточнить о действительности доверенности;
• сервисы МВД и ФМС, позволяющие проверить паспорта и разрешения на работу.

Не нужно игнорировать и сайт самого контрагента и его деловых партнеров, которые могут многое о нем рассказать.

Проверка добросовестности контрагента должна начинаться с получения выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на сайте ФНС. Эту выписку можно получить бесплатно, она заверена электронной подписью налоговой, принимается в качестве доказательства в суде и сама по себе заслуживает внимания. Несмотря на то, что в выписке содержатся только сведения общего характера, некоторые из них могут сразу же привлечь внимание. Во-первых, это записи о наличии недостоверных сведений, которые могут касаться руководителя или юридического адреса фирмы. Такие моменты лучше уточнить сразу. Во-вторых, немаловажное значение имеет размер уставного капитала: чем он больше, тем выше вероятность платежеспособности контрагента и добросовестности его работы. В-третьих, нужно изучить виды деятельности, включенные в выписку, и их соответствие предмету заключаемого договора. Наличие большого перечня или отсутствие необходимых кодов — это недобрый знак.

Кроме получения выписки сервис ФНС предоставляет массу другой полезной информации, ценность которой повышается, если сопоставить с ней документы, полученные для проверки контрагента. На сайте можно уточнить наличие налоговой задолженности, проверить адрес контрагента на массовость, узнать о наличии в руководстве или персонале дисквалифицированных лиц. Содержащиеся на сайте сведения позволяют установить лиц, на которых зарегистрировано несколько компаний, а также лиц, занимающих должности генеральных директоров в нескольких организациях — один из надежных признаков номинальных руководителей, с которыми лучше не иметь дела, во избежание претензий налоговых и правоохранительных органов. Кроме того, сервис позволит узнать о субъектах малого или среднего предпринимательства, установить официальный списочный состав работников контрагента. В случае предоставления отчетности в открытый доступ, можно также получить бухгалтерский баланс за предыдущий год. Всю эту информацию можно свободно получить, зная только ИНН или ОГРН организации либо ОГРНИП индивидуального предпринимателя.

Следует учитывать, что, если проводится проверка внесения изменений в ЕГРЮЛ, более надежным и актуальным источником такой информации является сайт вестника государственной регистрации, поэтому проверка таких сведений только на основании сервиса ФНС недостаточна.

Порядок надлежащей проверки контрагентов компании на благонадежность должен включать в себя и анализ судебных споров, в которых был вовлечен потенциальный участник договорных отношений. Картотека арбитражных дел, находящаяся в свободном доступе, позволяет найти все судебные процессы, установить, по какому поводу они возникли. Если к контрагенту предъявлялись претензии по поводу выполнения им работ или осуществлению поставок, и эти претензии были удовлетворены, есть повод задуматься о необходимости заключения с ним такого договора. Стремление контрагента к частому обращению в арбитражные суды также может послужить темой для переговоров. В любом случае, изучение связанной с партнером по переговорам арбитражной практики может оказаться полезным.

Важную роль в определении платежеспособности контрагента может сыграть анализ базы исполнительных производств, которая подскажет о размере непогашенной задолженности, причинах ее возникновения (если сравнить ее с базами судебных решений). Заключение договора со стороной, которая часто упоминается на этом ресурсе, — это очевидный финансовый риск для компании, который вряд ли удастся оправдать перед налоговой.

Сайт «Федресурса» предоставляет доступ к сведениям о значимых фактах хозяйственной деятельности компаний, ответить на вопрос как провести надлежащую проверку контрагента с точки зрения достаточности его финансирования для выполнения условий планируемого договора, уточнить, в каких договорах он уже участвует (например, там фиксируют лизинговые сделки), установить, не находится ли потенциальный контрагент в стадии банкротства, не заложено ли принадлежащая ему недвижимость и многое другое. Многие расценивают предоставляемые этим источником сведения как основные, с которых нужно начинать проверку стороны по договору.

При ответе на вопрос, как проверить поставщика на добросовестность, прежде всего следует оценить информацию, содержащуюся в реестре недобросовестных поставщиков. Компания, которая участвовала в государственных закупках и была признана неблагонадежной, вряд ли сможет выполнить свои обязательства при заключении аналогичного договора — это можно считать установленным фактом.

Если документы, полученные для проверки контрагента, включают в себя копии паспортов, доверенностей или разрешений на работу, можно воспользоваться сервисами МВД, Федеральной нотариальной палаты и ФМС для уточнения, являются ли они действительными. Сделки, заключенные с лицами, представляющими недостоверные документы о своей личности и полномочиях, можно сразу считать ничтожными, а связанные с этим налоговые и финансовые издержки оправдать не удастся. В целях противодействия рискам того, что работа контрагента по контракту может быть прервана вмешательством миграционных властей, проверка соблюдения этих норм также имеет смысл, если в числе работников контрагента есть иностранные граждане.

Проверить контрагента имеет смысл и в других источниках. Например, хорошим признаком является членство компании в ТПП РФ, потому что вряд ли фирме-однодневке это нужно. Кроме того, существенную пользу может принести и анализ информации из единого реестра проверок, который позволит выявить потенциальные проблемы, связанные с выполнением заключаемого контракта.

Заслуживает внимания и личная проверка добросовестности контрагента, которая заключается в уточнении информации о нем в ходе переговоров, выезде по юридическому адресу, адресам, где расположено производство или складские помещения. К таким встречам и выездам лучше готовиться заранее, составив промежуточное заключение о надежности партнера и обозначив ключевые вопросы, которые нужно уточнить. Информация, которую сообщит контрагент, личное впечатление проверяющего об увиденном, сравнение этой информации с документами и сведениями, полученными из других источников, позволит дополнить картину о надежности контрагента и послужит весомым доводом, если у налоговой возникнут вопросы о проявлении компанией должной осмотрительности при заключении договоров.

Разработанное в компании положение о проверке контрагентов компании при заключении договоров целесообразно дополнить требованиям к отчету или заключению, оформляемому по ее результатам. Желательно утвердить формы таких отчетов — для каждой категории договоров в зависимости от степени их рискованности. Наличие такого отчета с выводами ответственного лица, а также хранение досье на контрагента позволит увереннее чувствовать себя как в ходе реализации заключенного контракта, так и при осуществлении налоговых и иных проверок.