Защита коммерческой тайны в компании

В данном случае речь идет о тех мерах, которые обязан применить работодатель. Иначе никакого «наказания» за разглашение коммерческой тайны разгласившему не будет. Меры здесь делятся на два типа:

1. Правовые (юридические);
2. Организационно-технические.

Начнем со вторых мер – они попроще.

Чтобы защитить коммерческую тайну в фирме, нужно, в первую очередь, обеспечить ограничение доступа к сведениям, которые эту самую тайну составляют. Как минимум, это логин и пароль, используемые для того, чтобы войти в систему.

Также для защиты коммерческой тайны в организационно-техническом ключе необходимо предусмотреть ограничение копирования информации. Чтобы сведения хранились в одном месте и не могли быть растиражированы на другие носители путем простейшего копирования.

Кроме того, используется шифрование информации, если это возможно и уместно. Вероятно, также потребуется контроль доступа – он формируется различными техническими средствами. Может быть, потребуется некая специализированная подготовка помещений (комнат), оборудованных компьютерами, и другие организационно-технические меры, помогающие защите коммерческой тайны. Здесь вы вольны сделать все, что в ваших силах, обратившись к специалистам в данной сфере.

Переходим к правовым мерам. Основное – установление режима коммерческой тайны. Это делается через правовые акты вашей компании/организации. Что для этого нужно сделать?

Ответственное лицо (руководитель) издает приказ, в нем прописывает, что будет введен режим коммерческой тайны, но правовая защита не будет работать, если не назначить также лиц, которые будут отвечать за учет тех, кто допущен к информации, являющейся коммерческой тайной.

Также будет необходимо утвердить положение о защита коммерческой тайны. В нем точно, четко и недвусмысленно нужно перечислить сведения, которые будут отнесены к коммерческой тайне. Здесь важно понимать, что сюда войдет вся информация (любого типа), что обладает настоящей или теоретической (потенциальной) коммерческой ценностью.

Причем эта ценность будет нивелирована, если информация будет разглашена кому-то еще. Если ценность не зависит от количества знающих, это не коммерческая тайна.

Что в теории может подпадать под коммерческую тайну и, следовательно, нуждаться в правовой защите? В большинстве случаев это информация о:

• Деловых партнерах и контрагентах,
• Покупателях товаров или потребителях услуг,
• Действующих договорных обязательствах,
• Ценах и способах ценообразования,
• Методах стимулирования сотрудников.

Но это также может быть и что-то другое, что важно и ценно и для вашей фирмы. Правда, защита коммерческой тайны в компании имеет некоторые ограничения в силу законодательства нашей страны. Эта та информация, которая ДОЛЖНА быть открытой, потому что от нее зависит работа государственных структур:

1. Загрязнение природы,
2. Количество сотрудников,
3. Долги по зарплате,
4. Информация из учредительных документов.

Здесь все понятно и логично. Скрывать данные про загрязнение окружающей среды преступно, ведь тогда контролирующие органы не смогут принять должные меры в установленный срок. Число работников необходимо знать налоговой и пенсионному фонду, ведь туда идут отчисления за каждого, и ведомства могут проверять соответствие. И так далее в других пунктах.

Итак, вы выпустили приказ и положение о защите коммерческой тайны в вашей компании. Теперь требуется ознакомить каждого сотрудника с данными документами. Причем не устно, а под роспись – как с техникой безопасности.

Ваши работники не должны гадать самостоятельно, где там тайна, а где нет. Поэтому все сведения, что имеют ограниченный доступ в связи с защитой коммерческой тайны в компании, нужно отметить соответствующим грифом. На нем пишут «Коммерческая тайна, “название фирмы” целиком, адрес, где находится компания».

Здесь тоже все предельно логично и обусловлено нормами. Люди, которые получают доступ к коммерческой тайне, должны знать об этом, должны понимать, что это не просто информация, а именно что данные, составляющие такую коммерческую тайну. Поэтому, чтобы защита тайны была сформирована верно, на всех бумагах ставят гриф, о котором мы писали выше. А если это электронные документы, обычно пользуются колонтитулами (тоже в виде грифа).

Чтобы точно понимать, что сотруднику можно дать доступ к коммерческой тайне, надо запросить от него обязательство, что он не будет разглашать сведения. Нужно, чтобы он написал это письменно и подписал.

И помним, что все, получившие доступ, должны быть учтены. Это обязательство, возложенное на того, кого руководитель организации прописал в приказе.

Очень важно понимать, что, если хоть что-то одно из перечисленного не было выполнено, защита тайны работать не будет, так как режим не считается установленным. Только полное выполнение всех манипуляций позволяет говорить о том, что в компании установлен режим коммерческой тайны, а, следовательно, на разгласивших распространяются меры ответственности.

В самом начале статьи мы писали о том, что применение к совершившему разглашение сотруднику мер ответственности возможно, только если совпадает ряд факторов. Для начала это то, что может сделать руководство – то есть те самые правовые и организационно-технические меры, про которые вы прочли в предыдущих главах.

Но важен и еще один фактор, благодаря которому возможно применение ответственности. Это доказательство самого факта разглашения. Проще говоря, нужно доказать, что сведения, ставшие коммерческой тайной, были разглашены (это раз) и были разглашены именно этим сотрудником (это два).

На самом деле доказать это довольно трудно. Обычно у руководства есть только некие косвенные «улики», не доказывающие факт напрямую. Иногда же присутствуют доказательства, которые удалось получить неправомерным путем. Защита коммерческой тайны и конфиденциальной информации на этом строиться не может.

Что говорит нам судебная практика? В суд обычно идут с двумя типами доказательств разглашения коммерческой тайны:

1. Сотрудник IT-службы зафиксировал факт пересылки письма по электронной почте, и получателем значится конкурент.
2. Контрагенты организации выступают как свидетели и свидетельствуют о факте разглашения (либо письменно сообщают об этом).

В целом, такие доказательства могут применяться. А вот если сотрудник отправил информацию, являющуюся коммерческой тайной, не конкуренту, а себе на почту? Здесь мнение судов расходится.

С одной стороны, разглашением считается передача информации, представляющей коммерческую ценность, третьим лицам. А если отправил человек что-то себе на личный ящик по электронной почте – это не доказательство, что сведения поступили кому-то еще. Так что суд может и отказать в признании этого факта разглашением.

С другой стороны, такие случаи были. В этом случае суд посчитал, что почтовый ящик же где-то зарегистрирован. Например, на мэйле, а, значит, его «держит» ООО «Мейл.Ру». Следовательно, пересылка письма может говорить о том, что хотя бы одно «лишнее» лицо – то есть почтовый агент – получило доступ к сведениям.

Выше мы говорили о технических средствах защиты коммерческой тайны. Однако часто возникает вопрос – а слежение за сотрудниками посредством камер может выступать как такой способ защиты?

Здесь важно четко понимать, что негласное (тайное) применение видеонаблюдения запрещено законом. Оно разрешено к использованию только оперативно-розыскными службами. И доказательства разглашения, полученные путем слежения за своими работниками, будут считаться полученными неправомерным путем.

Однако применять видеонаблюдение МОЖНО, если работники об этом осведомлены и согласны. Данный момент можно прописать в договоре с каждым сотрудником, и тогда проблем не будет.

Если произошло разглашение коммерческой тайны, а все перечисленные выше меры соблюдены, вы вольны применить к нерадивому сотруднику любые меры дисциплинарки. Например, можно его уволить. Обычно цепочка событий развивается так:

1. Устанавливается факт – коммерческая тайна была разглашена.
2. Проводится внутренние (внутри компании) расследование.
3. У совершившего деяние запрашивается объяснение.
4. По факту совершенного работник пишет объяснительную.

Запрос на объяснительную происходит не устно, а письменно. В документе обязательно упоминается само нарушение – факт обнаружения. Далее прописывается пункт документа, который был нарушен (для этого и нужен приказ, положение, чтобы было на что ссылаться). Работник получает запрос и расписывается в получении.

Если он согласен, то так же письменно он пишет объяснительную. Ему дается два рабочих дня. Если отказывается, следует зафиксировать и этот факт тоже, позвав два или три свидетеля, которые тоже расписываются в том, что фиксируют факт отказа. Согласился, но не написал объяснительную? И этот факт тоже фиксируем.

Если объяснительная присутствует, созывается комиссия, там оценивается объяснительная и изложенное в ней. Перед комиссией стоит задача не только установить, что был факт разглашения, но и подтвердить, что есть:

• Связь между тем, что работник сделал, и тем, что наступил утечка данных,
• Вина сотрудника в том, что он сделал,
• Связь между обязанностями сотрудника и тем, что ему стала известна тайна,
• Обязательство не разглашать,
• Последствия для руководства.

Также оценивается тяжесть этих самых последствий для фирмы и отсутствие уважительных причин для произошедшего нарушения. Если комиссия решила сотрудника уволить, нужен приказ об этом. Также можно взыскать с провинившегося деньги, но только в рамках реального материального ущерба. Для этого надо определить размер ущерба посредством проверки.

Если человек уже не работает в фирме, но срок хранения коммерческой тайны еще не вышел, можно взыскать еще и упущенную выгоду.